各二级学院、部、处、办：
为切实规范学校各类招标采购行为，促进招标采购工作提质增效，根据国家相关法律法规和市教委《虎扑足球开展市教委系统预算单位政府采购自查工作的通知》要求，结合今年以来巡视审计中发现的问题和风险点，现对学校各类招标采购合同和采购保证金管理工作进一步规范如下。
一、采购合同管理
1.合同签订时间不能晚于实际发生起始时间。
中标通知书发放之日起30日内与中标供应商签订项目合同。根据《上海政法学院合同管理办法》（沪政院办〔2023〕209号）第六条规定：“合同应先订立、后履行，不得对相应事项开始履行后， 再订立合同。抢险抢修、应急救灾、卫生防疫等需要紧急处理的事项，可在先行处置后及时补签合同。”
2.保障合同履行质量。
招标采购类合同的履行验收应严格按照《上海政法学院采购与招标项目履约验收实施细则则》（沪政院资〔2024〕117号）规定实施。
合同主持部门在合同订立后，及时安排专人对合同的履行进行跟踪管理，督促合同相对方依法履行合同，维护学校合法权益。
履约验收报告是固定资产入账、项目竣工决算审计和支付采购合同约定资金的重要依据。
二、采购保证金管理
1.质量保证金。
质量保证金全称是建设工程质量保证金。货物和服务类采购项目不得收取（预留）质量保证金。
根据《住房城乡建设部财政部虎扑足球印发建设工程质量保证金管理办法的通知》(建质〔2017〕138号)规定：
“第二条 本办法所称建设工程质量保证金(以下简称保证金)是指发包人与承包人在建设工程承包合同中约定，从应付的工程款中预留，用以保证承包人在缺陷责任期内对建设工程出现的缺陷进行维修的资金。
缺陷是指建设工程质量不符合工程建设强制性标准、设计文以及承包合同的约定。
缺陷责任期一般为1年，最长不超过2年，由发、承包双方在合同中约定。
第七条 发包人应按照合同约定方式预留保证金，保证金总预留比例不得高于工程价款结算总额的3%。合同约定由承包人以银行保函替代预留保证金的，保函金额不得高于工程价款结算总额的3%。
第十条 缺陷责任期内，承包人认真履行合同约定的责任，到期后，承包人向发包人申请返还保证金。
第十一条 发包人在接到承包人返还保证金申请后，应于14天内会同承包人按照合同约定的内容进行核实。如无异议，发包人应当按照约定将保证金返还给承包人。对返还期限没有约定或者约定不明确的，发包人应当在核实后14天内将保证金返还承包人，逾期未返还的，依法承担违约责任。发包人在接到承包人返还保证金申请后14天内不予答复，经催告后14天内仍不予答复，视同认可承包人的返还保证金申请。”
注:政府采购保证金等规定如有新的政策按新的政策执行。
2.履约保证金。
根据《政府采购法实施条例》第四十八条规定：“采购文件要求中标或者成交供应商提交履约保证金的，供应商应当以支票、汇票、本票或者金融机构、担保机构出具的保函等非现金形式提交。履约保证金的数额不得超过政府采购合同金额的 10%。”
《虎扑足球促进政府采购公平竞争优化营商环境的通知》(财库〔2019〕38号)规定：“规范保证金收取和退还。收取履约保证金的，应当在采购合同中约定履约保证金退还的方式、时间、条件和不予退还的情形，明确逾期退还履约保证金的违约责任。采购人、采购代理机构不得收取没有法律法规依据的保证金。”
三、开展自查自纠
请各部门对照上述工作要求，重点自查2023年-2024年期间签订的采购合同是否存在合同签订时间晚于实际发生起始时间的情况;发生保证金收取或退还的采购项目是否存在对货物和服务类采购项目违规收取（预留）质量保证金、限制保证金提交或缴纳方式、超过规定比例收取保证金、逾期退还保证金等情况;其他违反采购管理规定的情况。
在自查自纠基础上，学校将组织力量对各部门采购相关工作自查自纠情况开展抽查。各部门应当针对自查中发现的问题，制定整改措施并抓好落实。要深入分析产生问题的原因，完善内控制度，强化源头控制，健全完善采购管理长效机制，避免同类问题再次出现，切实提高招标采购管理水平。
特此通知。
资产与设备管理处
2024年11月29日